Kontrakthantering & Förnyelser
Problemet: automatiska förnyelser som ingen granskar
Mjukvarukontrakt förnyas tyst. Priset höjs lite varje år, villkoren förändras, licenser för före detta kollegor fortsätter. Och efter ett tag har kontraktet förlängts ett år till utan att någon sett det.
I Enterprise-organisationer med hundratals mjukvarukontrakt är detta mer regel än undantag. Det kostar pengar varje månad och skapar efterlevnadsrisker som först syns vid en revision.
Vår metod: en överblick, proaktiv varning
Kontrakthantering hos SoftVaro är inte ett verktyg eller en dashboard. Det är en fast kontaktpunkt som bevakar din kontraktsportfölj, håller koll på förnyelsedatum och larmar i god tid, långt innan deadline där du fortfarande har förhandlingsutrymme.
Vad ingår i kontrakthantering?
Vad SoftVaro kontrakthantering omfattar, praktiskt och utan overhead.
Kontraktsöversikt
Central översikt över alla dina mjukvarukontrakt: löptider, priser, antal licenser och kritiska datum. Alltid uppdaterad.
Proaktiv varning
Vi slår larm inför varje förnyelsedeadline. Inte 2 veckor i förväg, utan tre till sex månader.
Prisutveckling i bild
Årliga prisökningar kartläggs. Vi ser mönster som du själv kan missa vid enskilda kontrakt.
Licensanvändning
Vi diskuterar med dig om de licenser du betalar för verkligen används. Oanvända licenser är direkt besparing.
Förhandling vid förnyelse
Varje förnyelse är ett förhandlingstillfälle. Vi förbereder och genomför förhandlingar om du vill.
Fast kontaktperson
En kontaktperson för dina mjukvarukontrakt. Ingen biljett som du själv måste hålla reda på.
Så ser förnyelseprocessen ut
Tidigt test
Förnyelsen närmar sig. Vi granskar licensavtalet baserat på benchmarkdata. Du får en konkret rekommendation.
Strategival
Bestäm strategi: förnya på skarpare villkor, migrera till ett alternativ, eller nedskalning? Valet är ditt, med vår underbyggnad.
Förhandling
Där det behövs startar vi förhandling med mjukvaruleverantören. Baserat på benchmarkdata och intern analys får vi skarpare villkor.
Avslut
Kontrakt undertecknat, villkor dokumenterade, portföljen uppdaterad. Du skriver på, vi ser till att allt stämmer.
Uppföljning
En ny cykel börjar. Vi fortsätter dialogen om användning och följer prisutveckling och kontraktsdata. Mot nästa förnyelse.
Varför det spelar roll
den idealiska tiden att starta innan en förnyelse
genomsnittlig årlig prisökning från mjukvaruleverantörer
uppnådda besparingar hos våra kunder
Vanliga frågor
Måste jag köpa ett verktyg?
Nej. Vi arbetar med vårt eget system för att hålla koll på din portfölj. Du får en tydlig rapportering utan att behöva överföra data själv eller implementera ett verktyg.
Hur mycket tid kostar det oss?
Start kräver en kick-off-session på cirka 2 timmar där vi tillsammans går igenom dina befintliga kontrakt. Därefter är din tidsinsats begränsad till beslutsmoment vid förnyelser, i genomsnitt 1–2 timmar per kontrakt per år.
Vilka kontrakt hanterar SoftVaro?
Alla mjukvarukontrakt du vill ha kontroll över. Det kan börja med 5 kritiska kontrakt och upp till hela din portfölj. Att börja smått och expandera är alltid möjligt.
Hur tjänar SoftVaro pengar?
Vi börjar smått. För din första förfrågan eller förnyelse avtalar vi transparent om vad SoftVaro tjänar på förhand. Du vet alltså innan start vad det kostar, utan förpliktelser därefter. Om samarbetet fungerar och växer, gör vi tillsammans avtal anpassade efter storleken på din portfölj, till exempel årsavtal eller ramavtal.
Kan jag börja med ett enda kontrakt?
Absolut. Många organisationer anlitar oss för ett specifikt kontrakt som kostar mycket pengar eller snart löper ut. Om det fungerar utökar vi.
Varje samarbete börjar med en förfrågan.
En offert för din förnyelse eller ett nytt mjukvarubehov. Eller en granskning av en offert du redan har. Från första förfrågan får du samma tillvägagångssätt som våra befintliga Enterprise-kunder: en fast kontaktperson, svar inom 24 timmar och full insats från vårt nätverk. Konfidentiellt och under NDA.