Softwareaudits: hvordan fungerer de, og hvordan beskytter du dig?

En Software-audit er en uventet og dyr overraskelse for mange organisationer. En Softwareleverandør annoncerer en kontrol, anmoder om indsigt i brugen, og resultatet fører ofte til efterafregninger. Hvordan fungerer det, og hvordan beskytter du dig?

Hvordan fungerer en Software-audit?

Næsten hver Enterprise Softwarekontrakt indeholder en auditklausul. Den giver Softwareleverandøren ret til at kontrollere, om du bruger Softwaren i overensstemmelse med licensaftalen. En audit forløber normalt i tre trin:

1. Annonce: Softwareleverandøren eller et eksternt revisionsfirma sender en formel meddelelse.

2. Inventar: du leverer oplysninger om installationer, brugere, servere og miljøer.

3. Resultat: revisoren sammenligner den faktiske brug med dine licenser. Forskelle fører til efterafregninger.

Hvorfor sker audits oftere?

For store kunder giver en audit næsten altid indtægter til Softwareleverandøren: licensmodeller er komplekse, regler ændrer sig, og få organisationer fører et opdateret licensoversigt.

Sandsynligheden for en audit øges, når en kontraktforlængelse nærmer sig, din organisation er vokset eller fusioneret, Softwareleverandøren er opkøbt (som VMware af Broadcom), eller licensbetingelserne er ændret.

Hvordan beskytter du dig?

• Hold et opdateret licensoversigt. Kend det, du har købt, hvad der er installeret, og hvor mange brugere der er aktive.

• Læs auditklausulen. Hvor lang varsel kræves, hvor lang tid må auditten vare, og hvem betaler omkostningerne?

• Reager ikke straks. Du har altid tid til at svare. Få vejledning, før du deler data.

• Forhandl resultatet. Selv ved forskelle kan efterafregninger forhandles; Softwareleverandøren ønsker at bevare relationen.

Hvordan SoftVaro hjælper

SoftVaro kortlægger din licensposition, så du går godt forberedt ind til en audit. Når der kommer en meddelelse, tænker vi straks med dig.